Przygotowujemy beneficjenta do rozliczania projektu już w momencie opracowywania wniosku – mówi Ewa Szumlak, współwłaścicielka firmy doradczej ADDICO J.Górska i E.Szumlak

FOL: Jak doradca może pomóc beneficjentowi w rozliczaniu projektu?

Ewa Szumlak: Nasza rola nie ogranicza się jedynie do zebrania dokumentacji i przygotowania sprawozdania i wniosku o płatność. Przede wszystkim już podczas opracowywania wniosku o dotację, czyli na początku drogi po unijne wsparcie, określamy wraz z klientem precyzyjny harmonogram działań związanych z realizacją projektu. Następnie monitorujemy wszystkie terminy. Jeśli beneficjent musi dokonać wyboru ofert lub ogłosić przetarg, pomagamy zredagować ogłoszenie, a następnie przeglądamy oferty pod kątem zgodności z warunkami (teraz te procedury znacznie zliberalizowano). Wspólnie z klientem szukamy najlepszych rozwiązań, by ustrzec się przed problemami. Na przykład późniejsze wprowadzanie zmian do projektu wydłuża oczekiwanie na refundację wydatków – przed tym często przestrzegamy projektodawców.
 
Jak bardzo prześwietla się projekty podczas kontroli?
 
Każdy projekt jest inny, za każdym razem mogą się pojawić inne błędy czy niejasności podczas rozliczania. Zdarzyło się na przykład, że kod pocztowy beneficjenta na potwierdzeniach przelewu różnił się od tego z faktur. Przyczyną była zmiana numeracji kodów pocztowych w jednym z miast, którą przeprowadzono akurat w momencie, gdy firma realizowała swój projekt. Wnioski o płatność z tego typu błędami oczywiście nie są odrzucane. To jednak pokazuje, jak skrupulatne kontrole przeprowadzają RIF-y i inne instytucje kontrolujące.

Właściwie do każdego dokumentu funkcjonują instrukcje. Ich analizowanie zabiera masę czasu.
 
Klienci rzeczywiście gubią się i mają problem z ogarnięciem wszystkich wymogów związanych z rozliczeniem. Jedne z nich dotyczą listy dokumentów, inne – sposobu ich opisu, potwierdzania czy kopiowania. Poza tym zasady różnią się niemal w każdym programie i zmieniają się w czasie. Był taki okres, gdy wyciągi z transakcji można było kopiować w taki sposób, by tylko ta, dotycząca dofinansowanego projektu była widoczna; innych transakcji można było nie ujawniać – ze względu na ochronę tajemnicy firmy. Tak było na przykład w projektach współfinansowanych z Phare. W funduszach strukturalnych to się zmieniło. „Proszę ujawniać wszystkie transakcje. Nie ma się czego obawiać - my jesteśmy zobligowani do zachowania tajemnicy” - argumentują dziś urzędnicy oceniający dokumentację rozliczeniową.

W jednym z programów jest np. wymóg, by na odwrocie faktury napisać, gdzie dany środek trwały się znajduje. W innym wymaga się, by na odwrocie faktury zaznaczać, z jakiego programu współfinansowano zakup środka trwałego. W każdym programie te wymogi się różnią. Poza tym na wymagania te natrafia się w różnych miejscach: jedne są wymienione w umowie o dofinansowanie, inne w przypisach formularza wniosku o płatność (np. jak powinny być opisane kopie faktur).
 
Kiedy należy zacząć się przygotowywać do rozliczenia projektu?
 
Beneficjent, który pierwszy raz się rozlicza, popełnia – naszym zdaniem – podstawowy błąd. Bierze się do rozliczania projektu dopiero po zakończeniu jego realizacji. Tymczasem powinien się zapoznać z zasadami rozliczania, zanim rozpocznie przedsięwzięcie, by dowiedzieć się, jakiego rodzaju dokumenty i informacje będą od niego wymagane, które dokumenty powinien gromadzić. Niektórych działań – jeśli nie zostaną przeprowadzone w ściśle określonym momencie -  nie da się nadrobić.
 
Zwykle przygotowujemy beneficjenta do rozliczania projektu już w momencie pisania wniosku. Bierzemy pod uwagę wszystkie wymogi, jakim dany projekt może podlegać podczas rozliczania. Kiedy wspólnie z przedsiębiorcą przygotowujemy wniosek, świadomie pewnych rzeczy unikamy. Na przykład w wypadku zakupu używanych urządzeń trudno jest udowodnić, czy w ciągu ostatnich 7 lat dany środek trwały nie był zakupiony przy dofinansowaniu z unijnych środków. Takie urządzenia najczęściej kupuje się od pośrednika, który sprowadza je również od innego handlowca. W tym łańcuszku trudno trafić na podmiot, który to urządzenie miał u siebie w rejestrze środków trwałych.
 
Pewna firma poprosiła nas o rozlicznie projektu dofinansowanego z funduszy strukturalnych. Jedna z zakupionych maszyn była używana. Beneficjent miał oświadczenie od sprzedawcy (który był pośrednikiem), że dany środek trwały – według jego wiedzy – nie został zakupiony w ciągu ostatnich 7 lat z udziałem wsparcia ze wspólnotowych środków publicznych. Regionalna Instytucja Finansująca jednak zakwestionowała ten dokument i poprosiła o kopie faktury od producenta lub wcześniejszego użytkownika, u którego maszyna figurowała na stanie jako środek trwały. Nie udało się dotrzeć do nikogo takiego i niestety urządzenie to nie zostało objęte dofinansowaniem i kwota dotacji została pomniejszona.
 
Czego nie wolno przegapić, by nie znaleźć się w sytuacji bez wyjścia?
 
Przeważnie beneficjenci zakładają, że napisanie poprawnego wniosku i pozyskanie dofinansowania to największa trudność. Często podpisują umowę o dotację i odkładają ją, nie przeczytawszy warunków stawianych przez instytucję wdrażającą. To okazuje się zgubne, zwłaszcza gdy przedsiębiorca zdecyduje się na jakąkolwiek zmianę w projekcie. Tymczasem wymóg zapisany w umowie nakłada obowiązek powiadomienia o każdej zmianie instytucji finansującej co najmniej miesiąc przed zakończeniem projektu. Beneficjent może nieopatrznie pozbawić się dotacji.
 
Trzeba pamiętać, że w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw dostaniemy inną umowę, gdy korzystamy z leasingu, inną - gdy sięgamy po kredyt, i jeszcze inną - gdy prefinansujemy projekt w całości ze środków własnych.
 
Jeśli beneficjent przystępuje do rozliczenia dopiero po zrealizowaniu projektu, natychmiast nasuwa mu się wiele pytań: czy nie powinienem był ogłosić przetargu, czy musiałem zebrać oferty? Czasem są to schody nie do pokonania - nie można już rozpisać przetargu po zrealizowaniu przedsięwzięcia.
 
W każdym projekcie zakłada się osiągnięcie pewnych wskaźników. Czy przedsiębiorcy nie mają problemu z ich udokumentowaniem? 
 
Wiele problemów sprawia udokumentowanie średniorocznego zatrudnienia w firmie. Niejasności rodzą się wówczas, gdy zatrudnienie raz jest przeliczane na osobę, a innym razem na etat. Najlepiej mieć dokument z działu kadr, który jasno potwierdza, jakie było zatrudnienie przed realizacją projektu i później. Należy oczywiście mieć kopie deklaracji ZUS, umów o pracę itp., dotyczące pracowników zatrudnionych w wyniku realizacji dofinansowanej inwestycji. Oczywiście, beneficjent musi dowieść, że osiągnął wszystkie założone wskaźniki.

Kiedy należy myśleć o promocji projektu?

Do promocji projektu instytucje monitorujące i kontrolujące przykładają dziś bardzo dużą wagę. Dlatego należy je przewidzieć w harmonogramie realizacji projektu. Działania te planuje się więc już na etapie przygotowywania wniosku o dotację. Promocja to nie może być tylko naklejka na sprzęcie zakupionym z udziałem wsparcia. Beneficjent powinien wybrać sposób promocji zgodny z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Komisji w sprawie porwadzenia działań informacyjnych i reklamowych dotyczących pomocy udzielanej z funduszy strukturalnych (WE nr 1159/2000 z 30.05.2000 r.). Częstym rozwiązaniem jest zamieszczenie informacji o projekcie na stronie internetowej. Należy pamiętać, by ten fakt udokumentować (np. w postaci zrzutu ekranowego), bo może się zdarzyć, że po kilku latach podczas aktualizacji strony informacja ta zostanie usunięta. Przekonujemy klientów, że realizacja unijnych projektów przydaje firmie prestiżu i uwiarygodnia ją wobec kontrahentów – warto więc promować swoje projekty.
 
Jakie dokumenty i w jaki sposób beneficjent powinien przechowywać?
 
Najlepiej w jednym miejscu (np. w oddzielnym segregatorze) przechowywać kopie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu: faktur, przelewów, rejestru środków trwałych (OT), certyfikatów, wniosków i sprawozdań, ofert, informacji dotyczących promocji i osiągniętych wskaźników. Dokumenty te są niezbędne podczas kontroli, która może zostać przeprowadzona w ciągu 5 lat od zakończenia projektu. Po kilku latach od zakończenia projektu w firmie może już nie pracować osoba, która go koordynowała. Taki segregator z całą historią przedsięwzięcia okazuje się wówczas niezawodny.
 
Jeżeli kontrola urzędu skarbowego obejmuje rok, w którym firma otrzymała dotację, również zostanie prześwietlony cały projekt. Dokumenty powinny być tak przygotowane, by urzędnik skarbowy, który nie musi biegle znać jakiegoś programu, mógł w łatwy sposób znaleźć odpowiedzi na wszystkie nasuwające się pytania. Warto w tym celu przechowywać korespondencję, która była wymieniana między firmą a instytucją wdrażającą. Szczególnie przydatne mogą być pisemne wykładnie otrzymane z RIF-u, PARP-u czy innych instytucji.

Rozmawiał Jerzy Gontarz