Uzbrój się w cierpliwość. W wypadku dużych dotacji od złożenia wniosku do podjęcia decyzji o dofinansowaniu może upłynąć kilka miesięcy, a nawet rok. Orientacyjne terminy podawane są w komunikatach, w których ogłaszane są konkursy na projekty, i w podręcznikach do poszczególnych programów (praktyka jednak zwykle odbiega od tych założeń). W wielu programach, np. w eContent, jeszcze po otrzymaniu pozytywnej decyzji o przyznaniu dotacji, prowadzone są dalsze negocjacje dotyczące jej wysokości. Rzadko otrzymuje się całą kwotę z góry.

Dotacja wypłacana może być w transzach. Wypłata ostatniej transzy zwykle następuje po ostatecznym rozliczeniu projektu (po złożoeniu wniosku o płatność końcową). Zwykle dotację otrzymuje się w formie refundacji, czyli beneficjent najpierw sam musi sfinansować projekt (może się posiłkować kredytami), a potem go rozliczyć. Jeśli instytucja zarządzająca programem jest przekonana, że projekt został prawidłowo przeprowadzony i sfinansowany, podejmuje decyzję o wypłacie dotacji.