Dotacji udzielanych z funduszy europejskich w ramach programów pomocowych nikomu nie trzeba zwracać. Chyba że nie przestrzega się warunków umowy zawartej z instytucją zarządzającą danym programem. Jeśli na przykład we wniosku o dotację i w biznesplanie przedsięwzięcia beneficjent zobowiązał się do utworzenia i utrzymania przez pięć lat sześciu nowych miejsc pracy, to nie może ich zlikwidować. Jeśli to zrobi, to za każde zlikwidowane miejsce pracy, będzie musiał zwrócić określoną część dotacji. Oczywiście w uzasadnionych okolicznościach może zwolnić konkretnego pracownika, ale na jego stanowisko musi kogoś zatrudnić.

Beneficjent podejmuje zobowiązania, zanim otrzyma pieniądze z unijnego programu. Określa harmonogram i rodzaj działań, które zamierza przeprowadzić w ramach projektu współfinansowanego z dotacji. Jeśli działania te zaakceptuje agencja zarządzająca programem, zapada decyzja o przyznaniu dotacji. Nie jest to jednak równoznaczne z jej wypłatą. W wielu programach dotację otrzymuje się dopiero po zrealizowaniu i rozliczeniu projektu. Jeśli działania nie zostały przeprowadzone zgodnie z planem lub beneficjent przeprowadził inne działania, niż zamierzał, to może być kłopot z rozliczeniem przedsięwzięcia. W takiej sytuacji trzeba się liczyć z odmową wypłaty dotacji.

Należy się więc wczytywać w wytyczne do programów (często to, co najważniejsze, napisano drobnym drukiem w przypisach) i - mimo że miejscami obfitują w urzędniczą nowomowę - traktować je jak Biblię. Drobne odstępstwo może zostać ukarane odmową wypłaty dotacji.

Zobacz zkaładkę Rozliczanie projektów.